naar top
Menu
Logo Print
Artikel - 08/04/2016

SLIM INKOPEN LEVERT MEER OP DAN ENKEL KOSTENBESPARING

Ga op zoek naar die partner die je firma beter doet draaien

Voor veel bedrijven een serieus probleem: een magazijn vol met verschillende smeermiddelen behorende bij evenveel machines en apparaten. Een situatie die de kans op fouten maken vergroot en bovendien niet gunstig is voor de tijdspanne dat een smeermiddel geopend op de plank staat en bederft. Een goede analyse van de mogelijkheden in samenwerking met toeleveranciers kan het inkoopproces behoorlijk verbeteren.

EFFICIËNTE INKOOP VAAK GEEN ONDERDEEL VAN SMEERPLAN

Onderhoudsdiensten besteden in de huidige tijd steeds meer tijd en moeite aan het opstellen van een goed smeerplan. Hierin houden ze nauwgezet bij welke machines, met welk smeermiddel en hoe vaak moeten worden gesmeerd. Tevens bieden de gebruikte softwarepakketten in de meeste gevallen de mogelijkheid om het smeerbeleid te koppelen aan mogelijke storingen en stilstand van de machines. Een thema dat in veel gevallen nog vatbaar is voor verbeteringen is een efficiënte inkoop van de producten. De verminderde aandacht hiervoor heeft enerzijds te maken met tijd en anderzijds met een gebrek aan kennis over de beschikbare mogelijkheden op dit vlak. Deze kennis is vaak wel beschikbaar bij toeleveranciers van smeermiddelen mits deze de mogelijkheid krijgt om in de processen mee te kijken en de tijd wordt gegund om deze processen en bijbehorende eisen te leren kennen.

VOORDEEL VAN KENNIS VAN ZAKEN

Lager verbruik

Door gebrek aan kennis over de functie en het belang van smeermiddelen, is het mogelijk dat wie zich niet laat adviseren door de leverancier, verkeerde keuzes zal maken bij de aanschaf van een product. Dit zal meestal niet direct leiden tot het vastlopen van een machine maar kan wel bijdragen aan meer storingen dan nodig en vooral een groter verbruik van het smeermiddel doordat deze minder goed bestand is tegen de omstandigheden waaronder hij moet functioneren.

Kleinere voorraad, minder fouten

Een andere belangrijke rol kunnen leveranciers spelen op het logistieke vlak en de grootte van de voorraad in het magazijn. In iedere handleiding van elke machine of installatie staat in principe voorgeschreven welk smeermiddel moet worden gebruikt. Soms is dit een algemene beschrijving die alleen de eigenschappen weergeeft. In andere gevallen staat er een heel specifiek merk en type smeermiddel voorgeschreven dat door bedrijven vaak klakkeloos wordt overgenomen. Het gevolg is een magazijn vol verschillende soorten smeermiddelen van diverse leveranciers en fabrikanten. Dit betekent niet alleen een belasting voor het magazijn en de afdeling inkoop, maar vergroot tevens de kans dat smeermiddelen in een verkeerde machine worden toegepast.

"Een magazijn tot de nok gevuld met tal van verschillende soorten smeermiddelen van diverse leveranciers en fabrikanten, betekent niet alleen een belasting voor zowel magazijn als inkoop, maar vergroot ook de kans dat smeermiddelen in een verkeerde machine worden toegepast."

Minder machineschade door indikken van oliën of vetten

In andere gevallen hebben gebruikers juist te weinig soorten smeermiddelen omdat de mening heerst: een vet is een vet. Daarbij vergeet te kijken naar de specifieke toepassing en benodigde bescherming maar ook naar de verdraagbaarheid van vetten onderling. Zo is veelal onbekend dat vermenging met de verkeerde producten kan leiden tot bloeden of indikken van oliën en of vetten. Hierdoor kan zelfs zeer grote machineschade ontstaan.

Geen verouderde producten meer

Naast eerder genoemde voordelen wordt bij kleinere voorraden ook voorkomen dat de afnemer gebruik maakt van verouderde producten. De specifieke eigenschappen van smeermiddelen – vooral van geopende verpakkingen – lopen namelijk terug onder invloed van onder meer vuil en vocht. Daarnaast wijzigen constructeurs ook nog wel eens hun eisen aan smeermiddelen waardoor een andere olie op de plank moet komen te staan.”

PARTNERSHIP MET GOEDE LEVERANCIER

Analyse

De kennis en ervaring die veel smeermiddelenleveranciers door de jaren heen hebben opgebouwd, kunnen de afnemer ondersteunen bij het kiezen van het juiste smeermiddelEen goede oplossing voor de potentiële problemen is om – samen met de leverancier waarin een bedrijf het meeste vertrouwen heeft en die ook voldoende verschillende smeermiddelen kan leveren – om de tafel te gaan zitten en een overzicht te maken van alle smeermiddelen die op dat moment in gebruik zijn. Daarnaast moeten de verschillende eisen die verschillende machines en installaties aan het smeermiddel stellen beschikbaar zijn. Op basis van deze gegevens is een leverancier vaak goed in staat om een beperkt aantal smeermiddelen te selecteren waarmee alle smeerpunten zijn te bedienen.

Toegevoegde waarde

Het gevolg van samenwerking met leveranciers op het vlak van inkopen liggen niet alleen op het verkleinen van de voorraad en het verminderen van de kans op fouten, maar leidt vaak ook tot een beter smeerbeheer. Door een optimaal smeermiddel te kiezen, is bijvoorbeeld het energieverbruik te reduceren, kan de bedrijfstemperatuur worden verlaagd en hiermee de levensduur van oliën en vetten worden verlengd. Daarnaast kan een goed advies ook voorkomen dat de onderhoudsdienst te weinig of juist teveel smeermiddelen gebruikt; in het laatste geval kan er vervuiling van de omgeving of in de machine optreden.

LOGISTIEKE VOORDELEN

Hogere efficiëntie, lagere kosten

Het hele logistieke proces van inkopen gebeurt met bestellen en eindigt met de opslag van de producten in het magazijn. In de hele keten kan een goede samenwerking met de leverancier voordelen opleveren in het verlagen van kosten en op het vlak van efficiëntie. Dit begint al met de mogelijkheid om online te kunnen bestellen vanuit een catalogus. Hiervoor is het noodzakelijk dat de leverancier over goede ICT-systemen beschikt die foutloos werken, storingsarm zijn en bovendien eenvoudig en intuïtief zijn te gebruiken.

Beter overzicht

In de huidige tijd van automatisering kunnen klanten hierin niet alleen zien welke smeermiddelen zij wanneer hebben besteld, maar ook hoeveel van een bepaald smeermiddel in een bepaalde tijdspanne, welke kosten hiermee gemoeid zijn enzovoorts. Tevens kunnen leveranciers adviseren over de manier van opslaan en de toepassing van kleurcoderingen die de kans op het foutief toepassen van smeermiddelen minimaliseert.

Documentatieplicht REACH

Wat bij de opslag van smeermiddelen bovendien een rol speelt is de mogelijke giftigheid en de eisen die op basis hiervan aan opslag worden gesteld. Hier geldt onder meer een documentatieplicht (REACH). Het is belangrijk dat de fabrikant of leverancier hiervan alle kennis heeft maar ook bijvoorbeeld aanbiedt om de verpakking terug te nemen. Hij is sowieso degene die zijn klanten moet voorzien van alle bijbehorende veiligheids- en productinformatiebladen en hen moet wijzen op het belang deze informatie zorgvuldig te bewaren.

GOEDE RELATIE

Goedkoop = duurkoop

Om de voorgaande objectieven te kunnen bereiken is het tot slot belangrijk een lange termijn relatie op te bouwen met een beperkt aantal leveranciers. Ad hoc inkopen bij op dat moment de goedkoopste partij lijkt in het begin voordelig, maar wreekt zich wanneer er problemen zijn die op korte termijn moeten worden opgelost. Een lange termijn relatie geeft leveranciers onder meer de mogelijkheid om bij productinnovaties aan te geven of dit interessant is voor een bepaald bedrijf en kan meedenken over de gevolgen voor de inkoop van smeermiddelen bij het uitbreiden van een lijn of veranderingen in de omgeving.

"Ad hoc inkopen bij op dat moment de goedkoopste partij lijkt in het begin voordelig, maar wreekt zich wanneer er problemen zijn die op korte termijn moeten worden opgelost."

Meer dan enkel levering

Wanneer een leverancier een bedrijf bovendien beter kent gaat de service vaak nog veel verder en wordt advies gegeven over bijvoorbeeld de grootte van de verpakking. Deze is onder meer op basis van het verbruik en de verwachte houdbaarheid te bepalen. En wat te denken van een mogelijke bulklevering waardoor een bedrijf veel minder afval hoeft af te voeren. Zeker voor bedrijven die duurzaamheid en een minimale milieubelasting willen uitdragen, is dit een belangrijk item.

Conclusie

Kortom: het inkopen van smeermiddelen is niet alleen een druk op de knop of telefoontje maar het begin van efficiëntie in het magazijn en een storingsvrije processen in de fabriek. Het loont de moeite om een longterm partnership op te zetten met een betrouwbare toeleverancier. Onrechtstreeks zal deze firma je productieafdeling op termijn immers beter laten draaien.